引言
Scrum团队需要不断做出各种决策,例如:我们如何改进协作方式?我们的长期产品战略是什么?我们如何才能更有效地创造价值?我们该选择使用哪些新技术?我们该如何解决这个冲突?
作为一名Scrum Master,帮助团队高效地达成决策,并获得所有成员的必要认同可能会很有挑战性,特别是当团队成员不清楚谁最终拥有决策权时。理解决策规则——即明确决策是如何做出的、以及需要谁的参与——是非常必要的。因为如果决策过程不清晰,就会导致混乱和挫败感。例如,当一些成员认为某个决策已经做出,并对其他人仍在讨论同一议题感到困惑时,你很可能会听到有人说:“我以为我们已经讨论过并做出了决定。为什么还要再讨论?” 或者来自其他完全不知情的成员的声音:“我从没同意过这个决定。”
除了造成混乱和挫败感之外,缺乏明确的决策规则还可能引发其他紧张情况,比如讨论无休止地拖延、某些人总是主导决策、团队在时间压力下仓促做决定,甚至干脆不做任何决定。
常见的决策规则
如果你想实现团队对齐,并帮助大家朝着共同目标前进,那么团队就需要一个清晰的指标来判断:一项决策何时达成、如何达成,以及需要谁的意见。这将带来透明度,支持自组织,并有助于达成所有人都能支持的共识。当然,并非每种决策规则在任何时候都适用。每种决策规则都有其优势和挑战,你需要根据自己的实际情况选择最适合的方式。你的具体情境非常关键。
在本文中,我们分享了一些Scrum团队可以参考的常见决策规则,这些规则基于Sam Kaner的著作《结构化研讨:参与式决策操作手册》(The Facilitator’s Guide to Participatory Decision Making)中提出的分类:全体一致同意、多数投票决定、讨论后由负责人决定、不讨论直接由负责人决定、授权他人决定。
全体一致同意
全体一致同意的决策规则意味着所有参与决策过程的人都达成了相同的结论或决定。换句话说,这是一种所有参与决策或投票的人都支持最终结果的情况。没有人提出异议或反对,所有人都完全支持该决定。
何时使用全体一致同意的决策规则?
当团队需要达成共同理解,并且每个人都需要强烈认同决策结果时,全体一致同意的决策规则非常适用。例如,在制定**完成的定义(Definition of Done)**时,这种方式就非常有效。
示例技术
拳头与五指(Fist of Five)
同意程度量表(Gradients of Agreement Scale)
避免使用直接的“是/否”类技术,因为它们可能会造成模糊不清的情况,并给参与者施加压力,从而导致较弱的认同感。
多数投票
多数投票的决策规则意味着,一项决策要通过,必须获得超过一半团队成员的同意。当团队认为做出决策的速度比决策质量更重要时,采用多数投票可以成为耗时较长的全体一致同意和完全不进行讨论之间的一种良好折中。
何时使用多数投票的决策规则?
在高风险情境下采用多数投票的初衷是,观点之间的竞争会带来压力,从而促使人们在辩论过程中提升思考质量。然而,现实告诉我们,人们并不总是基于论点本身的逻辑优势来投票。为了避免这种情况,团队最好只在需要快速做出低风险决策时使用多数投票,例如决定在哪里吃午饭。
示例技术
举手表决、罗马式投票、匿名投票、投票调查
讨论后由一人决定
讨论后由一人决定的决策规则意味着决策者在做出决定之前会征求其他人的意见,以获得更多的洞见。例如,产品负责人(Product Owner)可能会与利益相关者进行讨论,确定产品待办列表(Product Backlog)中接下来哪些条目最有价值。在此过程中,产品负责人会收集各方的意见、想法、数据、担忧和建议。当讨论足够充分之后,产品负责人做出最终决定,确定哪些条目应排在产品待办列表的最前面。
讨论后由一人决定的规则让团队成员参与到决策过程中,同时仍由一个人掌握最终决策权。决策者具备相应的权限、资源和可信度来执行其决策,同时也借助了群体的集体智慧和经验,从而加深理解、提高决策质量。这种方式可以避免“委员会设计”(design by committee)的问题,并加快决策过程。
何时使用“讨论后由一人决定”的决策规则?
当需要做出影响较大的决策,而决策者希望利用群体的集体智慧和经验,以做出更明智的选择时,讨论后由一人决定的规则非常适用。例如,当产品负责人在决定产品待办列表的优先顺序以及团队下一步应该聚焦什么工作时,就可以采用这种决策方式。
示例技术
注重引导原则而非具体技术。通过开放式问题收集想法。(也可以使用全体一致同意或多数投票的相关技术来评估意见倾向。)
不讨论直接由一人决定
当某人不经过讨论就做出决定时,意味着他们自己分析情况并独立制定行动计划。
并非每个决策都需要与他人讨论或达成一致,例如在风险和影响都较低的情况下。在某些高风险情形下,这种规则也可能有益,例如在危机情境中需要立即采取行动和寻找解决方案时。然而作为一个通用原则,影响越大,未经他人协商就做决策的风险也就越高。
何时使用“不讨论直接由一人决定”的决策规则?
该规则适用于影响较小、简单直接的决策,例如产品负责人决定邀请一位新的利益相关者参加Sprint评审会。
在涉及更高影响的决策中要谨慎使用此规则;如果一个人为整个团队做决定而不征求任何意见,可能会削弱自组织和透明度,并抑制创新。
授权决定
授权决定意味着将做出某项特定决策的责任委托给他人,通常是那些在该领域更具资质或专业知识的人。例如,产品负责人(Product Owner)对有效管理产品待办列表(Product Backlog)负有责任,但也可以选择将部分工作授权给其他人。另一个例子是,当领导层认可团队的专业能力,并信任他们可以自主决定与产品及工作方式相关的事项时。
何时使用“授权”的决策规则?
当有其他人比你更适合做决策,或者不需要责任人提供意见时,将决策权授权给他人是最合适的。
关键要点
- 决策规则是提高决策质量的重要工具。它们有助于减少歧义、挫败感、压力决定和无休止的重复讨论。
- 决策规则的选择(全体一致同意、多数投票、讨论后由一人决定、不讨论直接由一人决定、授权决定)将影响人们的行为方式以及他们之间的协作方式。
- 决策规则为团队提供了一种清晰且结构化的决策方法,这有助于减少偏见、提高效率并增强透明度和责任意识。
- 每个决策规则都有其优势和挑战,你需要根据自己的具体情境,选择最适合尝试的方式。